Jak zwiększać swoją efektywność

Spis treści

1. Podstawowa zasada
2. Zarządzanie własnym czasem
3. Umysłowe narzędzia do zarządzania czasem
4. Jak cenny jest twój czas
5. Jak zazwyczaj upływa twój dzień
6. Czym jest dzienniczek pracy
7. Analizowanie dzienniczka
8. Jak powinieneś wykorzystywać swój czas
9. Jakie zadania wykonujesz dobrze
10. Na czym polega twoja praca
11. Dlaczego planowanie sprzyja efektywności

Przystąpię teraz do omówienia zagadnień określanych mianem zarządzanie czasem. Zarządzanie czasem to określone techniki, które pozwalają efektywne wykorzystywać czas.

Korzystając z tych technik, uczysz się:

• określać, które z wykonywanych przez ciebie czynności są ważne, a które możesz zaniechać,
• efektywnie dysponować czasem,
• wydłużyć czas pracy,
• kontrolować wszelkie zakłócenia, które odgrywają cię od pracy
• zwiększyć efektywność i zredukować stres

Zwiększając swoją efektywność obniżasz poziom stresu ponieważ:

• lepiej kontrolujesz swoją pracę,
• widząc skutki swojej pracy odczuwasz zadowolenie,
• zyskujesz czas na wypoczynek.

Podstawowa zasada

Planuj wyniki, nie czynności

Wiele osób spędza całe dnie na pracy, za efekty, które osiągają nie są zadowalające. Powodem jest koncentrowanie się na niewłaściwych sprawach. Zjawisko to najlepiej wyjaśnia zasada 80/20.

( Pareto Principle*) Zgodnie z tą zasadą 80% nieukierunkowanego wysiłku przynosi 20% rezultatów, za pozostałe 80% osiągamy przy 20% wysiłku. Poprzez zastosowanie strategii zarządzania czasem, można sprawić by maximum wysiłku koncentrować na właściwych działaniach.

Zarządzanie własnym czasem

Pomimo niewątpliwych korzyści wynikających ze stosowania tych strategii, wielu z nas nie robi tego na co dzień. Przyczyn może być wiele:

• nie wszyscy wiedzą o takich strategiach,
• jestemy zbyt leniwi by planować,
• podnoszenie poziomu adrenaliny poprzez zostawianie spraw na ostatnia chwile daje uczucie przyjemności.

Złe gospodarowanie czasem, pozostawianie pracy na ostatnią chwilę być może pozwala odczuć dreszcz emocji, ale nie ulega wątpliwości, że również podnosi poziom stresu, wywołuje przemęczenie, dezorganizuje prywatne życie, a niekiedy jest przyczyną niepowodzeń.

Umysłowe narzędzia do zarządzania czasem

Szczególne znaczenie dla wzrostu efektywności zarządzania czasem mają następujące czynności:

• dokonuj oceny wykorzystania czasu,
• skupiaj się na zadaniach priorytetowych,
• sporządzaj plan działania,
• efektywnie wykorzystuj czas,
• staraj się wyeliminować to co zakłóca twoją pracę.

Omówię teraz kilka spośród narzędzi stosowanych do zarządzania czasem:

• dziennik pracy,
• Delegacja,
• SWOT,
• Umiejętność czytania,
• Umiejętność pisania ,
• Umiejętność prowadzenia rozmów telefonicznych,
• Ustalanie priorytetów,
• Szacowanie czasu i PERT,

Jak cenny jest twój czas

Zanim skupimy się na rezultatach zastanówmy się ile kosztuje nasz czas.

Jeżeli pracujesz w jakiej firmie, spróbuj zsumować wszystkie koszty jakie firma ponosi zatrudniając ciebie, a zatem wynagrodzenie, podatek, wynajem biura, które zajmujesz, urządzenia, na których pracujesz, administracja, etc.

Prowadząc takie obliczenia, z łatwością oszacujesz koszt każdej godziny twojej pracy. Wartoć ta może okazać się zadziwiająco duża!

Jak zazwyczaj upływa twój dzień

Pamięć jest dość zawodnym narzędziem, jeżeli chcemy się nią posłużyć dla oszacowania czasu poświęconego na rozmowy z kolegami, przyrządzanie kawy, spożywanie obiadu, etc. Być może nie jesteś świadom faktu, iż na przestrzeni dnia zmienia się poziom twojej energii, a co za tym idzie efektywności pracy. Przyczyny mogą być różne- zmiana poziomu cukru we krwi, czas, który upłynął od ostatniej przerwy, czynniki zakłócające, stres, dyskomfort, etc.

Czym jest dzienniczek pracy

Prowadzenie dzienniczka przez wiele dni, może okazać się niezwykle użyteczne. Ważne jest aby skrupulatnie notować czas rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czynności. Notuj godzinę zawsze, kiedy rozpoczynasz nową czynność, np. czytanie poczty, odbieranie telefonu, rozmowę z kolegami i rób to samo kiedy czynność tę kończysz.

Ponadto prowadź również dziennik samopoczucia, zawsze ilekroć zmienia ci się nastrój- zanotuj to podając godzinę.

Analizowanie dzienniczka

Po kilkunastu dniach prowadzenia dzienniczka, rozpocznij analizę jego zawartości. Może cię zaskoczyć ilość czasu poświęcasz na czytanie poczty czy rozmowę z kolegami.

Możesz również dostrzec, jakim wahaniom ulega w ciągu dnia poziom twojej energii- w określonych godzinach jesteś bardzo sprawny, w innych natomiast zupełnie wyczerpany. Zestawienie jakiego dostarcza ci dziennik może stanowić bodziec do wprowadzenia pewnych zmian w rozkładzie aktywności.

Jak powinieneś wykorzystywać swój czas

Ważnym etapem pracy w nauce zarządzania czasem jest selekcja zadań do wykonania. Pozwala ona uniknąć spędzania długich godzin nad zadaniami, które nie są istotne.

Selekcja dotyczy trzech obszarów- należy określić czynności,

• których wykonywanie sprawia nam przyjemność,
• które wykonujemy dobrze, które wykonujemy zbyt słabo,
• które stanowią twoją pracę.

Jak chciałby spędzać swój czas

Zadowolenie z pracy wywiera duży wpływ na nasze życie- im bardziej lubimy pracę, tym bardziej jesteśmy zadowoleni i szczęśliwi w życiu. Jeżeli uwiadomisz sobie jakie zadania lubisz, a jakich nie, pozwoli ci to w taki sposób przeorganizować swoją pracę by dominowały w niej takie czynności, których wykonywanie sprawia ci przyjemność. Efektywność twoich działań jest znacząco wyższa wówczas, kiedy wykonujesz pracę, którą lubisz.

Jakie zadania wykonujesz dobrze

Ważną informacja jest świadomość swoich mocnych i słabych stron. Dobra metoda na ustalenie tego jest analiza SWOT.

Na czym polega twoja praca

W tym celu możesz posłużyć się następującymi pytaniami:

• Jaki jest cel pracy?
• Co jest miarą sukcesu?
• Co stanowi dodatkowe czynności?
• Jakie są priorytety?
• Jakimi zasobami dysponujesz?

Dlaczego planowanie sprzyja efektywności

Planowanie jest rodzajem inwestowania w sukces. Jest to proces, który pozwala ci określić co chcesz osiągnąć, a następnie ustalić wszystkie cele krótkoterminowe, które stanowią etapy pośrednie w drodze do celu zasadniczego. Dzięki planowaniu możesz upewnić się czy koncentrujesz się na właściwych czynnościach- czyli tych które zbliżają cię do celu, czy nie tracisz czasu na zajadania mało istotne.